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东华大学科技查新实施细则(教育部科技工作查新站(G05))

 

一、总则 

为贯彻落实科学技术部发布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》两个文件精神,确保科技项目查新工作的严肃性、科学性、公正性,维护我馆的查新业务的社会信誉,特制定本实施细则。 

科技查新工作必须在《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的约束下规范有序地进行。查新业务涉及馆内行政管理、文献馆藏、计算机网络系统和专业查新检索等许多部 门,查新人员出具的查新报告是我馆整体形象的体现,承担着相应的法律责任。我馆各有关部门、查新员、审核员都必须遵循本实施细则。 

二、查新业务基本术语及其定义 

正确理解查新工作中常用术语的基本含义,是做好查新业务工作的思想基础。而对查新业务常用术语及其内涵的不同理解和认识,则会导致查新工作或查新报告出现明显的偏差。 

本细则依据现已公布的《科技查新规范》,对查新业务中的若干常用术语的基本释义表述如下: 

1.查新 

查新是科技查新的简称,是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》和本细则操作,并作出结论。 

因此,对“查新”的基本要求是查证委托项目的“新颖性”,对是否已有“同样的成果”作出客观的鉴证性结论。查新报告不应该对委托项目的“创造性”进行评价,查新报告无权对委托目的“先进性”或“水平”作出结论。 

2.查新点 

查新点是指需要查证的内容要点。 

因此,“查新点”即查新项目的创新点,是贯穿查新过程始终的焦点,是对文献相关性确认与筛选、检索结果的分析与对比、查新结论立足的依据。 

在《科技查新合同》和《科技查新报告》中均应确切说明查新项目所具备的查新点。而查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。 

3.新颖性 

新颖性是指在查新委托日以前,查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。 

 对科技项目新颖性的判断应依据以下原则: 

(1)相同排斥原则 

即对“同样的项目”(所属科学技术领域相同,解决技术问题的手段相同或实质上相同,预期效果与现有技术相同),采取相同排斥的原则。凡在查新日之前已有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过,即认定后者已无新颖性。 

(2)单独对比原则 

将查新项目的技术要点与每一份相关文献中的技术内容单独比较,而不是与多份相关文献的内容进行组合比较。 

(3)下位类的具体概念否定上位类的一般概念的原则 

例如:已见“铈元素”在某一制品中的应用,就使“稀土元素”在某一制品中的应用丧失新颖性。 

(4)突破传统的原则 

例如:查新项目的技术参数超出常规限定的范围。 

4.关键词 

关键词是指在文献。现的对表征文献主题内容具有实质意义的词语,对揭示和描述文献主题内容是重要的、关键性的词语。 

在文献学研究中,“关键词”既不同于以词表为依据的经过规范化处理的“叙词”(或称“主题词”),也不同于完全不受约束的“自由词”。但从目前大多数中外文献数据库的检索实际出发,本细则推荐采用的关键词检索,应该是兼顾规范性词语及社会生活中常用的某些不甚规范但流传较广的一些自由词,以尽可能减少文献漏检。如:检索“水玻璃”,推荐使用“硅酸钠十水玻璃十泡花碱”(通常硅酸钠为主题词,硅酸钠、水玻璃可为关键词,泡花碱则为自由词)。 

5.检索策略 

检索策略是指为实现检索目标而制定的对检索过程的周密安排,具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。 

检索式必须真实地反映出查新报告中列示的相关文献的检出过程;检索式的逻辑组配,布尔逻辑算符、位置算符必须与所用数据库的检索要求相符合;检索式的最终检索结果不得为零。 

6.相关文献 

相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的文献。 

相关文献与所查项目应该属于同类研究,其内容必须是可比的,否则不能作为相关文献;查新报告中不应该出现与查新项目无关地冗余文献。 

7.密切相关文献 

密切相关文献是指相关文献中那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。密切相关文献的漏检将会影响对查新项目的新颖性判断。 

三、查新工作管理 

所成立查新工作领导小组,其主要职责  是制定、修改、补充查新工作管理办法、查新工作审查制度,审定批准查新员和审核员的资格,对查新人员的考核、监督,检查查新工作质量,检查有关制度的落实和执行,对查新员、审核员提出表扬、批评以至撤销查新员和审核员资格。 

查新报告的质量是一个查新机构整体水平的集中综合反映。为确保我馆对外出具的科技项目查新报告的质量,所查新工作领导小组将定期对查新报告进行质量抽查评测,评测结果以打分形式公布。通过打分对每个人的查新报告提出具体的改进意见:如报告的体例格式、表述方法、检索手段、检索策略、相关文献的繁简与选定、文献的对比分析深度、结论意见的详略程度及其表达等,以进一步改进科技项目查新工作。 

(1)审查样本(查新报告)的选择采取自荐与抽检相结合原则则(1:1) 

(2)每人自荐与抽检各一项(抽检报告的专业内容不得重复,查新范围应为国内外查新),按评测小组要求评定打分(满分10分),若均在6分以上即为通过;经评定其中有一项低于6分,则应继续抽检1~2项,若再发现一项低于6分即定为不合格。 

四、查新人员的素质、培训、任用与考核 

1.查新人员应具备的素质 

从事查新业务工作的人员(包括查新员、审核员及其他工作人员)必须拥护中华人民共和国宪法,遵守国家法律和社会公德,熟悉科学技术部发布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》两个文件宗旨。查新员、审核员应当具备以下基本条件: 

(1)具备相关的专业知识和较宽的知识覆盖面。 

(2)具有较丰富的文献咨询业务知识和熟练的文献检索与分析能力。 

(3)具有一定的计算机操作技能和网络查询能力。 

(4)具备较高的外语水平。 

(5)具有中级以上专业技术职称。 

(6)具有良好的职业道德。 

审核员应从知识覆盖面广,有丰富查新实践经验的查新员中聘用。 

2. 查新人员的培训 

依据《科技查新机构管理办法》的规定,查新员、审核员应当接受科学技术部委托组织的科技查新培训,并应参加本馆专业继续教育培训,通过相应的业务考核合格后方能上岗。 

3. 查新人员的资格认定和撤销 

(1)查新人员的资格认定程序 

首先由查新部根据查新人员应具备的资格标准和综合考核指标上报名单,所查新工作领小组审定、批准、公布。 

(2)查新人员的资格撤销程序 

凡在科技项目查新中出现下列情况者,将由所查新工作领导小组调查、质疑,经核实后决定撤销其查新资格。 

①因专业不熟造成漏检或误检,并导致查新结论严重失误者。 

②因工具书或数据库不熟造成漏检或误检,并导致查新结论严重失误者。 

③因工作敷衍失职造成漏检或误检,并导致查新结论严重失误者。 

④因迎合用户无理要求造成检索不实,并导致查新结论严重失误者。 

⑤严重违反本馆查新工作管理办法和实施细则。 

⑥因查新人员本身的其他原因,导致查新工作失败并造成不良社会影响和经济损失者。 

(3)查新人员的资格每年认定一次 

五、 查新合同 

查新合同是指查新委托人和查新机构约定,由查新机构处理查新委托人的查新事务的合同。本馆出具的任何一项正式科技项目查新报告,均须有我馆与委托单位正式签字的科技查新合同。 

1. 查新业务受理 

查新业务由查新部负责人受理,并与查新委托方鉴定查新合同。查新合同书中的基本内容由委托方填写,查新接待人员对所填内容必须依据查新业务要求认真推敲,确认委托查新内容的新颖点、提供资料的完整性、查新要求的合理性,以及查新费用与时间要求等,并经双方签字生效。查新合同鉴定后由部门负责人安排查新员履行具体查新职责,并由其负责与委托方保持业务联系。 

查新合同书一般应由委托方来我馆填写并经共同商议后签署。在不影响查新收费的情况下,也可接受以传真件或电子邮件方式的查新委托,其委托件的书面形式应作为查新合同备份。 

查新合同生效后,除双方同意或须进一步澄清的内容细节外,不得单方修改。在我方完成合同规定的查新要求后,若委托方提出的对查新内容作实质性修改格改变查新点X应根据具体情况,补充收取费用或鉴定新的查新合同。 

查新人员对委托方填写的项目科学技术要点进行文字语句的条理化、规范化修改和删减,计量单位的法定换算,对委托方提供的中英文关键词的修订与扩展,属正常查新检索业务范筹与上述修改合同无关。 

2.查新合同的基本项目 

查新合同书中以下项目不得空缺:查新项目名称、委托单位名称(含委托人、电话、电子信树。查新目的。查新点、查新要求。查新项目的科学技术要点。中(英)文关键词、查新费用。每项查新合同都必须有科技部规定的查新合同统一编号。合同书中的其他项目内容可根据具体查新项目的具体情况,要求查新委托方提供。 

3.查新收费 

查新合同书中的查新费用按以下标准收取 

    根据科技部相关规定,科技查新等咨询服务为有偿服务。东华大学科技查新工作站具体收费标准如下:

科技查新收费标准

 

查新类型 收费标准(元) 工作日(天)

校内用户 校外用户

国内查新 500 600 5

国内外查新 1000 1200 10

专利二次开发查新 1200 1500 10

博士查新 400 10

补充说明:

1)以上查新收费为标准费用,用户要求加急的,按规定收取加急费。以规定查新工作日为基准,每提前一天收取50元加急费。另外,根据教育部有关规定,为了保证查新质量,国内查新不得少于2个工作日,国内外查新不得少于5个工作日,低于上述工作日,本站不予受理。 

2)查新站与用户签订查新合同后(或正式受理后),即缴清全部查新及加急费等相关费用,查新委托日期以缴费日期为准; 

3)每个查新项目免费提供2份盖章报告,如需2份以上,每份加收10元; 

4)上述查新及检索费用已包含国际联机检索费用; 

5)科技查新校内外用户认定以查新报告封面第一委托人为准,与缴款方式无关; 

6)如仅需修改查新报告中的“查新目的”,查新项目名称、查新点、查新要求、报告编号、日期、结论等均不改变的,仅收取打印费10元/份; 

7)补充查新项目(即项目所述查新点、查新要求均无修改的),按如下标准收费:

 

两次报

告间隔 检索

要求 收费

校内 校外

1月以内 可不补查 10元*盖章报告份数

1月-1年 必须补查 国内查新150元,国内外查新300元 国内查新200元,国内外查新400元

1年-2年 必须补查 国内查新200元,国内外查新500元 国内查新300元,国内外查新600元

2年以上 必须补查 全额收费

8)本机构收取的费用,与所出具的查新报告中的结论意见无关。 

9)以上收费标准,查新人员不得擅自更改。 

11)以上查新报告完成时间遇节假日顺延。 

12)不需出具报告的一般性检索,收费根据难易程度双方商议。 

4.保密责任 

查新人员对查新项目的科学技术内容应当承担保密责任。查新人员不得诱导委托方透露查新项目的技术诀窍或秘密。查新人员应当提醒委托方在合同书中既要明确项目的查新点,又要尽量回避查新项目的核心机密。查新工作完成后,对查新过程中委托方提供的所有资料,除去合同书中必不可少的附件外,其他资料应随查新报告一并退还委托单位。 

六、查新程序 

1.查新委托与受理 

为便于科技项目查新工作的统一安排和管理,查新项目的委托应由查新部门负责人受理。根据查新机构管理办法、科技查新规范和有关规定,查新受理人对委托方申报的各级各类科技查新项目,应按国家指定的专业范围受理。超出规定范围的查新项目,可转介去其他具有查新资格的对口专业查新机构办理。 

查新受理人应与委托单位就查新项目的内容、完成时间、查新费用等签署查新合同,合同书须经双方签字或盖章后生效。本馆留存合同书一式两份,统一登记编号,以便存档备查。 

查新受理人应根据查新项目的专业内容,及时将其安排给有关查新员承接。查新员作查新合同的直接履行人,应在查新合同的完成人一栏签字。查新员应尽快熟悉合同内容,必要时与项目委托人就查新课题的背景、研究内容、技术特点、查新点、检索关键词等进行深人了解与交流。 

2.实施检索 

(1)准备阶段 

对每一项查新课题都应充分做好检索前的准备工作,了解项目背景,明确查新目的和检索目标,切实做到心中有数。对专业生疏的项目更要切忌盲目检索,必须了解查新项目的相关识,明确其在本专业领域的分类和位置,熟悉其相关术语的确切含意,对于实施检索是非常必要的。这些准备工作应该包括: 

①查阅专业工具书或综述性文献,加深对查新项目合同书中查新技术内容与查新点的理解。 

②在委托人提供的中英文关键词的基础上,应充分考虑到同一概念的不同表达方式,全称与缩写、不同数据库的要求等因素,通过词表、辞书、词典进行核对与扩充,应掌握与其相关的中英文同义词、近义词,上位类词、下位类词。 

③通过中国图书分类法、国际专利分类表等确定查新项目的分类号。 

④确定国内外文献检索资源、检索时限,选择相应的检索数据库或检索工具书。 

⑤预计在正常检索不理想的情况下进行补充检索的措施与途径。 

(2)初检阶段 

初检的目的是以反映项目新颖点的若干检索词为人口,通过反复尝试,筛选最佳的关键词及其组配方式,并摸索、检验所选用的英文关键词及其组配是否得当。初检可参考以下方式进行: 

①机检一可先国内,后国外,先通用型数据库,后专业数据库,国际联机检索前应先从互联网上使用Dialog数据库中www.dialogweb.com进行预检,了解查新项目的相关文献分布。 

②手检一可先从百科全书、手册开始,了解其基本概况。 

③专利一可先通过关键词从中国专利中初步查到相关专利技术后,从中确定其专利分类号。务必与国际专利分类表核对,并注意版本变化。 

(3)扩检阶段 

在初检确定检索途径的基础上,逐一检索专业数据库以及诸多相关数据库。在一般情况下,从不同数据库中检出的文献应该出现较多交叉重复,但必须考虑到不同数据库的用词习惯往往不尽一致,因此当发现检索结果出现异常时,应及时更换检索路径。 

(4)补充检索 

在以机检为主的查新检索中,即使已经检出较多的相关文献,以至于密切相关文献之后,有时仍有必要再进行补充检索。 

①有的研究项目需要与现有数据库时限之外的早期研究成果对比,只能以手检方式追溯补充。 

②有些项目必须要考虑到与最新发表的资料对比,为弥补一些数据库的报道时差,需要手检补充现刊资料。 

③许多产品项目查新,靠现有数据库往往不能得到理想的检索结果,需要手检相关专业产品手册加以补充,或借助于互联网检索引擎进行广泛的网络搜寻。 

(5)难点处理 

文献查新实践中经常会出现通过多途径检索效果仍不理想,查到的相关文献很少,或已查到的文献与查新点可比性不强。通常应考虑采取以下处置措施: 

①重新进行检索定位:检查检索用词是否符合数据库的用词习惯,或用词是否偏窄。建议优化检索策略,考虑扩充检索用词范围,改用上位检索(从中进行筛选X以词根进行任意一致检索,由于选词困难,采用分类检索途径筛选。 

②更换或扩充检索资源:使用其他相关数据库进行检索,采用网络检索引擎,在网上耐心筛选有关线索。 

③请咨询专家从查新项目内容和查新点分析确认检索路径是否正确,请查新委托方协助检查相关文献过少的原因。 

④有时检出的国外相关文献难以理解,为保证对其内容进行较为准确、科学的描述,必要时,查新员应邀请咨询专家帮助,进行文献分析并与查新项目进行比较。 

3.查新过程的管理 

(1)查新文献资源 

①国内查新检索基本可利用网络检索,如中国期刊网、中文科技期刊数据库、万方数据库,还可利用本馆已购置的光盘资源,如中国化学文献数据库光盘、全国报刊索引数据库 等,必要时辅以工具书手工补充检索。 

②国外查新检索应优先利用本馆已订购的多种工具书光盘,如:TTD(纺织科技文摘)、WTA(世界纺织科技)、CA(化学文摘)、EI(工程索引)、PQDD(博硕士论文数据库)、以及本馆订购的CA、WTA、TTD等书本式检索工具。 

③国外专利检索既可充分使用因特网上的世界专利及欧、美、日等各国的专利资源。 

④提倡深入开发利用因特网资源,为查新检索服务。 

⑤凡查新项目的专业内容不能开 上上光盘系统及因特网进行检索时,必须通过国际联机系统检索相应的数据库资源,否则田此而造成的文献漏检,将追究项目查新员的责任。 

(2)文献查新时限 

查新时限应以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据,在委托方未提出特殊要求的前提下,一般查新项目的检索时限定为: 

①申报科技成果奖励类查新自委托之日起前推10年。 

②立项查新自委托之日起前推  10~15年。 

③申报发明项目自委托之日起前推15年。 

④对较成熟的技术。产品、工艺的查新,应视文献的时间分布情况,酌情向前延长检索年限;对于新兴学科、高新技术项目的前推年限可酌情缩短。 

(3)查新项目安排 

一般情况下,每个查新项目交由一名查新员独立完成。在遇到查新项目加急或其他特殊情况时,查新部门负责人可安排多名查新员、审核员以及咨询专家共同配合完成复杂项目的查新工作。 

(4)查新员应在合同规定的时间内完成查新报告。完成时间一般为国内检索二周,国内外检索2-3周。如遇特殊情况不能如期完成时,应提前主动与委托人联系,经委托人同意后,方可延期。 

(5)中级以下技术职称和从事查新工作不满两年的查新人员,按规定不具备单独出具查新报告的资格。他们应在高级职称人员的指导下积极参与查新事务,进行机检、翻译、文献资料整理等助理工作;部门负责人也应为他们提供适当的学习进修机会,不断提高他们的查新业务水平,壮大和更新本馆的科技查新队伍。 

七、查新报告 

1.查新报告的总体格式 

查新报告必须采用科技部规定的统一格式,内容符合查新合同的要求。查新报告的以下各项基本内容均不得省略或空缺。 

(1)查新目的 

基本上可分为立项查新、成果查新两种类型。立项查新属于拟议中的项目,在项目科学技术要点的介绍中,应该从文字表述上与已经完成的成果项目有所区分。 

(2)项目的科学技术要点 

应以查新合同中的技术要点为基础,参照委托单位提供的技术资料进行简明扼要地阐述。委托方在合同书中填写的技术要点往往过于详细,或缺少实质性的技术内容,有的出现修饰性以至广告性语句,技术词汇不够规范,甚至出现错别字,计量单位或符号不符合法定标准,必须对此进行精简提炼动工整理,突出并补充技术新颖点,使术语、计量单位规范化。 

(3)查新点与查新要求 

查新报告中的查新点与查新要求必须与合同填写内容相同。查新点是整个查新检索、文献分析对比过程的依据和亮点,多数情况下它是从项目的科学技术要点中提炼的,但切不可因避免重复而省略。 

(4)文献检索范围及检索策略 

①检索范围:凡在实施检索中涉及并从中检出相关文献的国内外数据库、工具书均应列出其(原文种)名称、起止年限;未检索的数据库不得在报告中列人;与查新项目无关。虽检索使用但未查出相关文献的数据库亦不得在报告中列人。 

②分类号:查新项目内容在所属学科分类体系中的分类号(如中国图书分类号、国际专利分类号、国际外观设计专利分类号、标准文献分类号等)。 

③中英文关键词:以与课题内容相关的规范性检索词为主,必要时可列出相应的同义词或近义词。关键词应以词或词组为单位,不宜采用短语,词组中不能含有联机检索禁用词或介词。 

④检索策略:应详细列出检索过程中实际使用的字词、截词及其组配方式。必要时,应分别对所使用的数据库分步列出检索式、命中文献篇数及实际相关文献篇数。 

(5)检索结果 

①对本报告所列检索范围内的文献检索概况进行简单描述,如相关文献在检索数据库中的分布情况,检出文献中所属文献类型(专利、期刊、会议文献)与国别,检出文献的相关程度等。 

②对检出的相关文献分为国内、国外两部分列出,每部分依次按密切相关文献和一般相关文献的顺序排列。 

③对所列相关文献依据其摘要中与查新项目的可比性内容逐篇进行简要描述。对相关文献的引录应选择其内容中可与查新点相比较的内容,既应防止大篇幅的盲目引录,又要避免对文献内容(特别是外文文献)仅作敷衍笼统地说明。 

(6)查新结论 

查新结论部分应该层次分明,语言表达准确清晰,不得用含糊不清或修饰性、赞誉性词语,要客观、公正地反映出下述内容。 

①概略叙述本查新项目所属研究领域的现状或背景,反映文献报道情况,并对文献总体内容作适当分类归纳。 

②对项目查新点与相关文献报道进行简要地比较分析。 

③在分析对比的基础上,对查新项目的新颖性作出具体判断性结论。 

查新结论必须回避对查新项目的学术技术水平评价及先进性、创造性的判断用语。 

(7)查新员与审核员声明与签字 

声明和签字既表明了查新人员对履行合同的郑重承诺,又体现了对亲手完成的查新报告的自信和所承担的法律责任。 

(8)附件清单 

列出全部相关文献文摘,密切相关文献原文。 

如果相关文献和密切相关文献较多,为减少查新报告正文篇幅,建议在报告“备注”栏中作如下陈述:本报告的密切相关文献复印件全文和一般相关文献文摘已作为报告附件交给查新委托人,此处仅列出一般相关文献题录和密切相关文献文摘。 

(9)备注 

在必要时,对报告相关事宜作某些说明。 

2.查新报告的文字表述 

查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求,不得使用含意不清、模棱两可的词语,应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。 

(1)采用规范化术语,杜绝文字错误 

查新报告是鉴证性和公正性的技术文件,不仅报告内容要客观公正,同时报告的语言文字表达也应严肃慎重。查新人员应该杜绝查新报告中的原则性错误、常识性错误、数据错误,最大限度地减少文字差错率。 

查新员、审核员在整理或审核报告过程中首先应努力消除来自外界的错误(包括查新委托合同中的错误、数据库文献中的错误更要避免自身在文献分析、翻译、录人过程中出现的错误。 

查新报告应该采用规范化术语,查新员应借助词表、相应的术语标准复核查新委托合同中的中英文技术术语(尤其是关键词)是否规范,这样既可保证检索人口正确,也使查新报告具有时代感。 

(2)数字用法 

查新报告正文中的数字,在一般情况下均应采用阿拉伯数字(包括物理量值、非物理量值。百分数、序号、年代等X并在打印报告时应注意: 

①多位数应分节(自小数点向左、向右每隔3位开空): 

2 514 536.186 98        3.141 596 25

(年代、序号为多位数时不分节:2002年,电话:23519290) 

②数值与物理量单位之间应开空(但角度除外) 

③25 kg,12 mm,72 dB;45°28ˊ31〞 

④年代要用4位数:1998年,不应写作98年 

⑤数值范围写法:应置共同单位于全部数值之后: 

28.4 ℃±0.2 ℃可写为(28.4 ±0.02)℃;不能写作:28.4±0.2℃

⑥%(百分号)表示 0.01,故不能省略,如:75%~85%不能写作:75~85% 

⑦表示数值范围的连接号用浪纹线(占一个字位置):55~88 kg 

⑧表示时间范围的连接号用一字线(占一个字位置):1999—2002年 

⑨不宜用冒号“:”代替比例号“︰”

(3)正斜体符号用法 

在打印查新报告时应注意正斜体符号的正确使用。 

通常在多数情况下均使用正体符号,如:表示计量单位、化学元素、数学常数(e,П,i),数学运算符号(sin,exp,In)、人名等均采用正体书写。 

但在查新报告中经常遇到以下情况,其符号应采用斜体表示。 

①物理量 

②生物学中属以下的拉丁文学名 

③表示变量的字母,如:x,y 

④视为常数的参数,如:a,b 

⑤有机化学中位的代号,如:o-(ortho)、m-(meta)、p-(para) 

⑥英文多作者标注不全,在其后加“等”:et al.

斜体应用示例: 

苏云金杆菌   Bacillus thurinsiensis

间苯二甲酸 m-phthalic 邻苯二甲酸o-phthalic acid

对苯二甲酸p-phthalic acid  苯二甲酸phthalic acid

硝基叔丁烷 nitro-tert-butane硝基丁烷nitrobutane

S=20 hm2,T1一T2=20℃ 

ax2+bx+c=0

(4)计量单位 

几乎每一项科技查新报告都要涉及计量单位,而我国法定计量单位属于强制性国家标准,新报告中必须认真注意量和单位的正确使用,贯彻执行法定计量单位标准。 

不得使用早已淘汰的原英制单位:英寸,磅,加仑,盎司,英热单位等。 

不得使用现已淘汰的原市制单位:尺,寸,里,斤,两,亩等。 

注意对其他非国际单位制单位的换算:马力,大卡(千卡),毫米水柱,工程压力,千克力米,厘泊等。 

注意法定计量单位符号(包括SI单位词头、SI单位、法定的非SI单位,以及他们的组合单位)的正确使用。 

    ①SI词头符号的大小写区分 

    词头:≤103小写,如:k,h,da,d,c,m,p,n,P,f,a,z,y

          ≥106大写,如:M,G,T,P,E,Z,Y

    ②可与国际单位制(SI)并用的我国16个法定计量单位的正确使用 

    min,h,d,°,',",L(l),t,u,r/min,n mile,kn,eV,dB,tex,hm2 

    (另外,年的单位是a) 

    ③在查新报告中凡计量单位一律使用国际符号,而不用中文符号表示。 

    注意对某些已淘汰的符号的更替与换算: 

    ‰(千分符),ppm,pphm,ppb等缩写已经淘汰,应酌情更换。 

    ‰(千分符)→0.1% 

    ppm→10-6,mg/kg,mL/m3

    pphm→10-8,10 μg/kg,10 μ L/m3

    ppb→10-9,μg/kg,μL/m3

3.查新报告的幅面与版式安排 

(1)幅面 

查新报告应采用 A4纸打印,其幅面尺寸为 210mm×297mm

(2)字体、字号 

查新报告各栏目题目采用小四号黑体,以汉字数字为标题序号,数字后为顿号。 

正文中的汉字一般均采用小四号宋体(当文字内容较多时,在布局得体的情况下,为节省版面也可在部分栏目中采用五号宋体),以阿拉伯数字为标题序号,数字后为底齐点。 

报告中的外文字母、阿拉伯数字采用小四号新罗马字体(Times New Roman)。 

(3)行距 

文字行距应疏密得当,段落分明,便于阅读。当采用小四号宋体字时,每页不宜超过35行;当采用五号宋体字时,每页不宜超过40行。 

(4)版式 

叙述性文字的段落采用首行缩进两个汉字。 

附录中的相关文献其著录格式为: 

(期  刊)顺序号 作者.题名.刊名.出版年;卷(期):起止页 

(专  著)顺序号 作者.书名.出版地:出版者,出版年.起止页 

(专  利)顺序号 专利申请者.题名.专利号,公告日期 

(会议论文)顺序号 作者.论文题名.文集名.出版者:出版年.起止页 

(学位论文)顺序号 作者.论文题名(XX学位论文)地点:学位授予单位,年份.页数 

[以上文献中如为多作者,可将作者全部顺序列出,或酌情顺序列出前几位作者,其后加“等”。] 

 

八、查新审核员职责 

审核工作的目的是确保查新报告客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况。《科技查新规范》规定了查新审核员的职责是:负责审查查新员所进行的查新程序是否规范,查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适,选择的检索词及分类栏目是否恰当,检出的文献是否为同类研究文献,可比文献是否恰当,查新员收集到的相关文献是否齐全,对提出的文献判断是否正确,查新结论是否客观和准确,查新报告是否规范,并向查新员提出审查意见。 

1.查新审核员和查新员共同对查新报告承担着法律责任 

查新审核员应对查新员送审的查新报告初稿一丝不苟,严格要求,不走过场,不抱侥幸心理,不碍于情面,要恪守职业道德。 

审核员应从宏观上站在查新课题所属技术领域的总体高度审视查新报告提供的相关文献的分量,结论意见的基本趋向,保证其客观性、合理性;从微观上对报告的各部分细节认真挑剔,确保其成为经得起推敲的技术公正文件。 

2.查新报告审核的主要内容 

(1)对查新项目科学技术要点的审查 

①理顺查新要点,删除修饰词语、广告性用语以及难以定论的词语。 

②审定技术要点中的数据,必要时复核引用资料。 

③根据查新要求及已经查出的相关文献内容,要求委托方补充必要的可比数据。 

 (2)对查新范围、关键词、分类号、检索式的审查 

复核中英文关键词是否规范,分类号定位是否确切,避免与查新项目无关的关键词、分类号。数据库出现,确定检索策略是否恰当,避免检索范围过宽或限制过窄。 

 (3)对检索结果中相关文献的审查 

①报告所列相关文献是否确实相关,剔除冗余文献。 

②相关文献过少时应建议更换检索入口,扩充检索资源(补检新库、手册、工具书)。 

③检索结果中的文献引录是否有深度,或仅停留在文题的重复上,对外文部分的译文及理解是否恰当准确。 

(4)查新结论的审核 

①是否尽量做到相关文献与查新点的逐项分析对比,避免结论过于勉强。 

②不宜过分强调查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容,应突出是否存在决定新颖性的实质性区别。 

③消除用户痕迹(结论中涉及查新项目对比时,出现技术要点中没有提供的数据、内容) 

④删除赞誉之词,杜绝水平评价。 

九、查新报告出证程序 

科技项目查新出证是我馆面向社会服务的主要业务工作之一,“科技查新专用章”由所办公室管理。查新员完成查新报告初稿后,于合同限期1~2日前交查新审核查新审核员应对查新报告从内容到格式进行全面审改,必要时可征求咨询专家和查新委托人的意见。 

在以下情况下,审核人应将送审报告的审理情况向查新部门负责人报告,或与查新部门负责人共同研究处理。 

①报告内容与查新合同要求不符。 

②对查新合同新颖点作出否定结论。 

③对送审报告作出较大修改,或需要重查、补查。 

④由于查新员工作草率,致使报告本身有较多明显失误。 

⑤由于其他原因审核人认为有必要时。 

查新员应尊重审核员的审改意见,对报告进行修改或补充。凡作较大修改者,改后应再次送审。 

查新报告定稿后,由审核员、查新员分别签字,签字使用炭素笔。 

办公室根据审核员、查新员的签字进行查新档案登记,并在查新报告的单位名称。查新报告的右侧跨页处,分别加盖“科技查新专用章”。 

十、查新档案管理与保密制度 

科技查新合同和查新报告是本馆科技业务档案的重要组成部分。为确保查新档案的完整,防止查新业务资料的遗失和泄密,使查新报告的电子版本可按照科技部要求定期联网并库,查新部门应设专人负责档案保管。 

1.合同书管理 

查新合同书(含合同附件)应由查新部门专人保管。保管期满5年后,由所查新工作领导小组查验并决定销毁或其他处置办法。 

2.查新报告管理 

(1)查新报告的正式文本均以Word文件保存,并留出软盘、硬盘的双份备份。带有审核员修改字迹的查新报告的终审稿亦应作为查新报告的打印件存档。 

 (2)查新报告一经签字盖章交付查新委托人后,一项查新工作即全部完成,查新员应在5日内将查新报告文件备份拷贝给查新报告档案保管员备存。存档的备份文件必须与提交委托方的查新报告完全一致。 

(3)对以前出具的查新报告进行补查,补查报告一般可沿用原报告编号并备份存档。但为避免将原报告备份覆盖,应在补查报告的编号后加“/’,作为原报告副本保存。如原报告编号,为:201036000G050157,一年多后需要补查,此时查新报告存档库中应保存两个编号,即: 

   201036000G050157(仍为原来的报告) 

   201136000G050***(补查后的报告) 

作为查新档案,补查后的报告必须存档;但之所以不能在存档库中覆盖原查新报告,既是为了保存此项目的查新历史过程,更因为原报告已人国家查新工作数据库中保存,而不可能随各地方子库的个别变化而改动。 

(4)数据库管理人员应按期(半年、一年)整理出查新项目明细表目录(报告编号、查新项目名称、委托单位、查新目的、查新范围、报告完成日期、查新员人以备上级成果管理部门的年检、抽查以及本部门的日常查询之用。 

(5)数据库管理人员应按上级部门规定按时将查新报告登录到国家查新工作数据库中。 

(6)凡逾期未交查新合同、查新报告拷贝者,本部门应予以警告。遗失一项查新合同罚款20元,由于工作失误致使一项已交付查新委托人的报告文档备份丢失或损坏者罚款50元,并限期补录存档。 

(7)查新合同、查新来访登记与课题安排记录均应按年度装订成册。查新报告的软盘备份每年一盒,并标明备份报告的起止编号。 

 (8)查新档案资料应在专用档案柜(箱)中存放,加锁,不得开放使用。查新档案的查阅利用手续如下: 

①本部门人员查阅使用当年的存档资料须经档案保管员允许,本部门以外人员查阅使用当年的存档资料须经查新部门负责人同意。 

②本部门人员查阅使用历年存档资料须经本部门负责人批准,借阅须打借条;本部门以外人员查阅使用历年存档资料须经所长同意,凡借阅、复制均须由领导批签。 

③科技查新档案不对本馆以外人员开放,如有特殊需要由所长批示。 

④查新档案保管员应建立查新档案使用登记记录,注明档案使用情况(使用人、批准人、使用档案文号、使用目的、是否复制或拷贝、借出与归还日期)。 

⑤档案保管员违反以上规定,擅自使用、开放档案,造成档案泄密。损坏、遗失者,将视情节给以相应处罚。 

十一、保密和回避制度 

查新人员应按照有关保密法令和规定,对委托项目严格保守秘密,未经委托人的同意,不得擅自将查新项目的技术内容向他人泄露。 

依据《科技查新机构管理办法》的规定,受理本校内部科研项目的查新委托时,不得对外出具查新报告。 

十二、附则 

本细则自校长办公会议批准之日起执行。 

本细则解释权属所查新工作领导小组。 

教育部科技查新工作站(G05) 

2011年06月